案例:LMS管理从10人减到0 大日本住友制药重整基盘,开展优质企业内训

2020.07.31
人财开发资讯
案例:LMS管理从10人减到0 大日本住友制药重整基盘,开展优质企业内训

  为了提高企业内训的质量,负责培训的管理人员不得不付出常人无法想象的时间和精力。

 

  有这种想法和感觉的人,应该不在少数。

 

  主要从事医疗用品制造及销售业务的大日本住友制药公司,在引入综合型在线学习平台(LMS)之前,其开发、生产及销售部门都在各自使用不同供应商的在线学习(e-Learning)平台,全公司总共有大约10名字左右的负责人在管理相关业务。

 

  然而在2016年,该公司改变了并用三家在线学习(e-Learning)平台的情况,转而使用Lightworks的更为一元化的“CAREERSHIP®LMS平台。这一举措,使得该公司负责管理该系统的员工骤减至0人,让培训负责人可以全身心地都入到他们本应负责的所谓“为了提供优质良好的培训”的计划和开发业务。此外,这一举措不仅仅削减了人力,还为拥有众多子公司的大日本住友制药奠定了一个良好的企业内训基础,在诸多方面都为该公司带来了良好的影响。

 

  积极推进大日本住友制药公司的LMS的导入和普及的IT和数字化革新推进部、IT统一管理团队(基础设施统一管理团队)负责人石坪茂以及何原祐子这次接受了我们的采访。我们就“统一管理之前的课题”、“导入时需要重视的问题”以及“CAREERSHIP®”导入后的效果以及今后的展望”等进行了充分的探讨。

 

目录

1、课题:企业组织调整对管理者和受训者双方都是负担

2、导入:LMS所必要的三个关键

3、效果:系统管理者从10人削减到0人

4、延展:LMS导入后所带来的影响效果

5、今后的相关举措

6、总结

 

1、课题:企业组织调整对管理者和受训者双方都是负担

 

“在统一使用Lightworks的'CAREERSHIP®'之前,听说贵司在同时使用三个不同的在线学习(e-Learning)平台。那么为什么之前会变成那样呢?”

 

何原祐子:在以前,我们的研究、生产和销售部门都是各自使用符合自身情况的在线学习(e-Learning)平台。结果导致了我们三家平台并用的情况。

 

“那么让全公司转而使用统一的一个LMS平台的契机是什么呢?”

 

石坪茂:如果按照以前每个部门各自用各自的平台的情况下,比如说一旦出现了某个人的岗位变动,那么他所去的新部门就要为他提供一个新的工作账号让他登录,还要给他提供一个新的ID。被调动的那个人,也要先立刻适应和其之前所接触的在线学习(e-Learning)平台操作完全不同的新的平台。系统变了,自己以前的学习记录自然也就无法带到全新的平台上面。这些都会让无论是培训负责人还是受训者的负担倍增,为了完成这些工作,就不得不减少自己本应负责的一些工作上的时间。因此我们IT部门开始主导制定了一个项目,就是建立一个简单操作的、统一的全公司的培训系统。

 

“出现员工调动的情况的时候,恐怕要消耗大量的人力吧?”

 

何原祐子:我们公司一年有两次大规模的结构和人员调动,除此之外还有很多不定期的小规模且更加细化的调动。各个岗位怎么运作、流程上的细节是否处置得当,我觉得这些工作确实十分复杂。

 

2、导入:LMS所必要的三个关键

 

“那么,项目在开始之初,对LMS进行研讨和选择时,都对哪些方面予以重视了呢?”

 

石坪茂:特别重视的有三点。分别是(1)安全性、(2)操作性、(3)实际运用。首先第一点,安全性。在线学习(e-Learning)平台本身具有便利性和高效性的特点,无论何时何地都能通过多样的移动终端接受培训,但另一方面,在信息保护方面他却具有很高的风险。我们从保证其便利性和安全性都不受到影响的这一方面考量,只允许用本公司的电脑、iphoneipad进行个人信息认证是有必要的。

 

何原祐子:在通勤和外出过程中利用空挡通过iphone学习相关课程的员工也很多,那么现如今我们也能够对“公司外可以学习的教材”以及“不能在公司外学习的教材”进行区分管理,这一点大家大可放心。

 

石坪茂:关于第二点也就是操作性,PC使用时要能实现SSO(单点登录),减少多平台的重复ID登录操作。最后是第三点,实际运用方面,就是和Active Directory[1]的对接,实现频繁发生的组织调整及人事变动的相关工作的自动化应对,进而大大减小培训负责人的工作负担。

此外,“CAREERSHIP®”能够根据企业内部“总部→职能部门→团队”的结构阶层制定不同的更为细化的培训教材。另外关于费用,“CAREERSHIP®”不是根据所申请的许可数量收费,而是根据实际的使用量来计算费用。以上这些都是“CAREERSHIP®”吸引我们采用它的关键点。在实际情况中,我们在2-3月份的使用量较高,全年来看使用频度就会存在波动而不是平均的,所以根据实际使用量收费这一点对于我们来说确实很欣慰。

 

“统一管理LMS平台后,‘CAREERSHIP®’又得到了怎样的运用呢?”

 

何原祐子:因为能够提供一个统一且易于使用的培训系统,所以无论是全公司的整体培训还是各个部门自行组织的相关培训,现在在各个岗位中都得以自行推进。在运用初期为了让这一系统尽快得到普及我们采取了一系列的举措,现如今,无论是教材计划的制定还是实施,都已经完全交给各部门自行负责了。我们IT部门,将会为了更好地进行企业内信息安全培训的以及更加优质且高效的,就LMS的机能改善和扩大利用范围等方面继续研讨下去。

 

[1] 微软所提供的的一种在网络上对主机进行认证并统一管理的机制。

 

3、效果:系统管理者从10人削减到0人

 

“开始运用‘CAREERSHIP®’后,有没有出现什么显著的效果呢?可以先请您谈一下减轻培训负责人工作负担这一方面么?”

 

石坪茂:因为组织结构以及人员的变动完全能够自动化应对,所以分散到各部门的2-3名管理人员,加在一起总共10名的培训负责人,得以完全从系统管理运用的相关用户管理工作中解放。以前10人才能完成的工作现如今已经不需要人员去负责,所以对于这一效果我们还是深有感触的。其他的,像推进培训相关的更为细化的工作所带来的负担也比以前有所减少。

 

“具体情况是什么样呢?”

 

石坪茂:以我们部门实施的面向全公司的信息安全培训为例,即使规定了信息安全在线学习的授课和测试日期,但肯定还是会出现到了截止日期未能按时完成的员工。出现这种情况,我们就要去统计出没有按时完成培训的人并对其进度进行了解和确认,之后再手动给他们发送督促邮件。运用“CAREERSHIP®”,给那些没有按时完成学习的人发送邮件这一流程便完全实现了自动化,完全无需我们手动地去完成。对于受训者来说也很方便。通过这一平台,这一流程所花费的时间要比我们预计的花费时间减少了2倍。

 

“受训者这边有没有什么评价?站在受训者的角度来看又有哪些优点呢?

 

何原祐一:那肯定是“无论何时无论何地都能进行学习”这一点了。在使用视频教材时更能感受到这一优点。在使用统一的LMS平台之前,也有使用视频教材的培训。当时的整体流程是,准备DVD,然后分发给受训者小组,小组内调整安排培训日程,然后集中在一起观看DVD之后再返还。因为受训者中还包括董事这一级别的人,所以光是协调一个统一的时间就已经很困难了。现如今,受训者可以充分利用各自的空闲时间观看视频教材,对他们来说确实变得很方便。

 

石坪茂:现在,和大日本住友制药有关联的7家子公司中有5家也在用着同样的平台。如果每个子公司都去和不同的LMS平台供应商签约的话成本也会很高。鉴于此我们部门向各个子公司也提供了相应的服务,一定程度上减轻了整个企业的成本负担。

 

4、延展:LMS导入后所带来的影响效果

 

“听说除了系统本身所带来的好处以外,好像还有别的效果出现?”

 

何原祐子:在推进LMS深入普及的时候,我们将各部门负责培训的员工召集在一起,召开了相关讲座和座谈会。在以前,各个部门的培训负责人很难相互碰面,所以各个部门的在线学习(e-Learning)进度不仅各不相同,而且相互之间也不清楚各个部门都是如何推进相关培训的。以LMS的导入为契机,我们能够得以定期安排培训负责人跨部门协商的机制。现如今,虽然培训负责人相互沟通的平台已经转移到了企业内部的社交网络上,但是也正是这一平台的存在,有着相同烦恼和难题的负责人们可以充分交换各自保有的便利的利用方法,充分交换培训相关信息。这使得人力成本和资金成本都得到了减少,培训质量也得到了提高,进而能够充分研讨其运用到全公司的可能性。这些都是这个平台带来的其他的影响和效果。

 

石坪茂其他方面,比较令人意外的是,“CAREERSHIP®”的问卷调查工具也得到了广泛的利用。这一工具不仅只在培训这一范围得到利用,诸如在关于升职的调查以及是否体检情况调查等多个领域中都得到了充分的活用。作为我们IT部门来说,能够为其他部门提供一个提高业务效率的手段,我们也感到很开心。

 

5、今后的相关举措

 

“那么在今后为了充分利用LMS平台,还会采取哪些措施呢?”

 

石坪茂:总体来说有三个方面。第一,在销售部门充分利用其功能。销售部门的MRMedical representative 医药信息负责人)的相关培训,我们公司并不是运用在线学习(e-Learning)平台来进行的,而是通过让其上司作为导师同其进行交流这一方式,并结合线下的现场技能培训而进行的。关于这一点,为了实现培训后的测试以及实施报告都能够在LMS平台上体现,我们现在也在进行充分的准备工作。第二,是和专业的资格及履历信息管理系统平台对接。随着LMS平台的UI(用户操作界面)的进一步优化,我们想进一步提高受训者以及管理者双方的便利程度。第三,不同教材的共享和合作使用。目前,培训教材的计划开发和实际使用这一工作是各个部门自己负责,各个部门用的什么教材,相互之间都不了解。在这之中,肯定会有某一部门的教材在其他部门中也能够得到充分运用的情况,但是如果依赖于部门自发地在企业内部的社交网络中共享情报的话,由于培训负责人本身的工作就很多,所以很难保证能得到有效的交流。今后我们会考虑是否可以通过使用相关系统平台推进信息的共享。

 

6、总结

 

大日本住友制药公司,并非是人事部门主导LMS的导入,而是IT部门来主导。但是我们能感受到正是因为如此,IT部门抓住了LMS的“基盘”,为全公司提供了一个更为方便的解决方案,并且在充分利用该系统的基础上切实减轻了管理者和受训者双方的负担从而实现了效率的提升。从这一结果来看,该系统实现了更为优质良好的企业内训效果。这也是·作为提供“CAREERSHIP®”平台服务的我们Lightworks的一大发现。