多种LMS的功能——选择系统前要解决的19个问题

2020.05.25
人财开发资讯
多种LMS的功能——选择系统前要解决的19个问题

“什么样LMS好用?”

如果贵公司正在讨论引进和替换在线学习(e-Learning),一定会考虑这个问题。

 

在选择LMS(Learning Management System,学习管理系统)时,需要讨论和确认的事情有很多,不光要考虑功能和价格,还要看是否满足本公司设想的使用条件,管理方面预计有什么风险。

但是,一个一个地思考“具体拥有什么功能才好”并不是简单的事情。

因此,本文以Q&A的形式,通过客户常见的问题,向您介绍LMS(学习管理系统)在管理/运用方面所需要的功能。

 

正在考虑引进或替换LMS的客户,以及正在使用LMS的客户提出的这些问题,都在追求“LMS的易用性”,甚至是“理想的LMS”。
您可以挑选感兴趣的部分阅读,如果对您有所帮助我们不胜荣幸。

 

目录

  • 1.关于设定的问题 
    • Q1.可以轻松地登记和更新用户的数据吗?
    • Q2.本公司的组织结构很复杂。可以在LMS上登录吗?
    • Q3.可以简单且灵活地设定发送对象吗?
    • Q4.退休员工和停职员工的ID如何管理?他们会产生使用许可费用吗?
    • Q5.想使用审批功能,但是有时不知道申请流程,有解决方案吗?
  • 2.关于使用性的问题
    • Q6.可以直观地操作吗?
    • Q7.可以轻易查看听课情况吗?
    • Q8.检索功能完善吗?
    • Q9.在申请线下培训时,会有重复预约的可能吗?
  • 3.关于运用的问题
    • Q10.可以轻易地联系到学员吗?
    • Q11.随着教材增多管理日益麻烦,有解决方案吗?
    • Q12.有什么好方法可以提高访问率?
    • Q13.听课率没有想象中那么高。有促进学员听课的好方法吗?
    • Q14.要想提取学习结果整理成公司报告,可以自由地进行数据加工吗?
    • Q15.准备和管理不规律入职员工(小时工、兼职、派遣员工)的培训要花费大量时间,有改善的方法吗?
  • 4.关于性能的提问
    • Q16.云服务是否稳定?
    • Q17.处理器速度够快吗?
  • 5.关于安全性的问题
    • Q18.很多人把员工工号和出生日期作为密码,这样安全有所保障吗?
    • Q19.在发送包含秘密信息的教材时会感到不安全,有什么好方法?
  • 6.总结

 

1.关于设定的问题

 

Q1.可以轻松地登记和更新用户的数据吗?

A1.
一般情况下,通过读取CSV文件可以轻松地在LMS上登记信息。但是,若要更新几百人甚至几千人的用户信息,并且一直保持最新的状态是很困难的。正如“不会失败的e-Learning——如何高效运营·提升效果”一文中所述,用户的属性信息越多,越容易筛选和指定发送对象,但管理的信息也会增加。

 

根据使用频度,如果用户数量超过两千,推荐您与人事系统合作。把人事系统中需要的项目提取到LMS中,不需要运营负责人去操作。

 

Q2.本公司的组织结构很复杂。可以LMS上登录吗?

A2.
企业组织实际上相当复杂,包括多层组织结构、兼任人员和横跨组织的组织。有些LMS是不支持这样复杂的组织注册的。但是CAREERSHIP®可以。即使是横跨组织的任务小组也可以注册,还可以设置其组长。

 

另外,在各个组织中,除了领导以外管理进度的“进度管理者”也可以多人注册。领导和进度管理者都可以由相应组织所属人员以外的人员担任,因此可能产生管理人员兼任的情况。例如,某人是A部代理部长兼B科科长,那么他既是A部的“进度管理者”也是B科的“领导”。

 

此外,因为用户可以分别注册主管职务和兼任职务,所以一个用户可以从属多个组织

因为这样灵活的设定,所以基本上可以在LMS中再现实际的组织信息

 

Q3.可以简单且灵活地设定发送对象吗?

A3.
想要替换LMS的客户中,有人因为现有的LMS无法灵活地设定发送对象,因此采用“以大兼小”的方式发送教材,导致学员收到很多不需要的教材。虽然“以大兼小”确实可以发送到对象手中,但是如果不需要或者优先级低的教材和真正需要的教材混在一起的话,就不算是高效的教育措施了。

 

CAREERSHIP®可以通过组织、团体、工种、职位、工龄等各种用户属性来筛选在线学习(e-Learning)的发送对象。(属性项目可以任意设定)

 

这时,公开对象会根据属性的变化自动更新。例如,在给“经营人员”发送教材的时候,如果其中A员工变成了“办公人员”,那么A员工就不在发送对象之列了。以往的人事调动和职业变更需要手动调整发送对象,如此一来就可以省去这一功夫首先,用这种方式可以“把必要的教育传授给需要的人”。

 

其次,可以根据用户和属性设定教材的“重要度”。例如“金融基础知识”这一教材,A员工为“必修”、B员工为“推荐”、C员工为“任意”,按此发送到相应的位置。

员工在百忙之中去学习,如果数十个教材没有按优先顺序排列的话,大部分人都会失去干劲。如果一眼就能看到自己需要的教材,张弛有度的学习,可以促进学员听课。

    

Q4.退休员工和停职员工的ID如何管理?他们会产生使用许可费用吗?

A4.
使用云服务时,一般按照用户ID的数量向供应商支付使用许可费。如果退休人员和停职人员的ID不变,也会成为收费对象吧。只要把ID从收费对象中排除就可以了,但是如果注销ID的话,员工的学习记录就会丢失;如若对ID进行手动管理,每次交费时和供应商进行调整也很麻烦。

 

本公司通过CAREERSHIP®的“ID无效化”功能解决了这个问题。ID无效化与注销的状态大致相同。但是,ID和学习记录会被保存下来,之后可以有效化,也就是可以把它恢复为可使用的ID

退休人员和停职人员可以将ID“无效化”,这样既不是收费对象又可以保存学习记录

 

Q5.想使用审批功能,但是有时不知道申请流程,有解决方案吗?

A5.
用户可以通过“申请”功能申请特定的教材内容和线下培训,具备这种功能的LMS并不少见。
如果是具有审批功能的LMS,则可以在系统上对用户的申请进行一次审批、二次审批。一般来说,各用户的审批者是组织的上级,但是在培训中,审批者除了上级以外,还可以是人事部和教育主管部门的负责人。情况不同培训措施也会有所不同,事务繁忙的上级也会设立代理审批人。这样一来,人事部就不能掌握和设定个别用户的审批人了。

那么,谁可以设定呢?那就是用户本人。通过CAREERSHIP®,用户自身可以设定自己的最初审批人。当然,该功能并非无条件使用,仅在系统管理员对该用户开放此功能时才可使用。

 

2.关于使用性的问题

 

Q6.可以直观地操作吗?

A6.
“易用性”直接关系到运用的工作量。管理员对注册和设定等操作当然非常熟练,但是对学员来说操作简单也很重要。发布LMS后,如果学员对操作的咨询和抱怨接二连三的话,就需要完善相应程序了。

 

拿CAREERSHIP®来说,管理员从开始到学会e-Learning的发送设定和进度查看,用时不会超过5分钟。各种设定画面在登录后点击两次就可以访问,检索功能也很完善,对用户和项目[1]筛选也很简单。由于可以通过各种属性轻松提取用户信息,所以不需要每次设定都准备用户花名册。此外,不仅是发送设定,基本上所有设定信息都可以导入文件获取,因此不管是用户和教材内容的注册还是邮件的发送设定,只要习惯了操作就可以高效进行。

 

某公司任用三名员工,管理和运营数千名员工一年间的上百个教材内容和线下培训
因为学员的页面简单地显示了最精炼的信息,因此可以直观地操作。

 

 [1] 这里指教材内容和线下培训。

 

Q7.可以轻易查看听课情况吗?

A7.
LMS的功效是使员工学习变得可行,积攒学习成果(学习记录),学员本人和管理员可以看到学习情况。对LMS来说学习记录就是一笔资产,查看和导出数据的操作简易度可以说是影响LMS质量的重要因素。

 

CAREERSHIP®中有一个“进度管理”菜单,可以在登录后点击两次查看教材内容、线下培训信息以及对象信息。页面以一览表的形式呈现所有内容,输入各种条件后可以从中筛选、导出信息。

 

Q8.检索功能完善吗?

A8.
管理员页面上会显示用户信息、教材信息、进度信息、学习记录等大量数据。因为管理员大多会带着查看或分析数据等特有的目的去操作页面,所以“筛选信息的简易度”在使用中变得非常重要。

 

例如,想要查看“第二业务部门中对2017年度信息安全教材的学习进度不足50%的新员工”时,导出与相应教材有关的所有数据,并在excel上进行汇总是很困难的。

 

然而通过CAREERSHIP®,不光可以对教材的标题进行检索,还可以对公开日期、对象的所属组织和入职时间等属性信息进行检索,筛选数据。另外,可以在教材内容和线下培训等项目中添加任意备注作为检索条件使用。输入这个检索条件,可以一次导出目标资料。

 

Q9.在申请线下培训时,会有重复预约的可能吗?

A9.
最近,具备线下培训管理功能的LMS已经不少见了。和在线学习(e-Learning)不同,线下培训要选择时间地点,能够接纳的学员人数也会有所限制。如果一个用户申请的两个线下培训在同一时间段,就会出现以下问题。

 

①什么人会在何时检测到这个问题
②检测到问题后,需要与用户本人取得联系,让其从中做出选择,更改系统的登记内容
③如果①②的时间太晚,其中一个线下培训就会浪费一个学习名额

 

然而,CAREERSHIP®可以通过“防止重复预约功能”解决上述问题。如果申请的其他培训与已申请的时间有所冲突,系统会弹出警告。因为学员在申请期间问题就被解决了,所以人事部不需要进行问题检测。

 

3.关于运用的问题

 

Q10.可以轻易地联系到学员吗?

A10.
LMS通常都会包含与学员的交流系统。一般的LMS应该不需要每次都输入邮件地址,确认各个收件人。有很多LMS都设有邮件标准模板吧。

 

例如CAREERSHIP®按以标准配备了自动发送邮件的功能。当然,除此之外也可以单独给用户发送其他邮件。如果能熟练使用这些邮件功能(※表示简单),就不用花功夫一一确认,也不用担心上课通知发错了人,催促邮件发给了上过课的人。

 

Q11.随着教材增多管理日益麻烦,有解决方案吗?

A11.
虽然积极地活用在线学习(e-Learning)是好事,但是有不少客户反应教材的数量不断增多,超出了负责人的管理能力。

尤其是近期课件制作工具有所普及,越来越多的企业开始自己制作教材。如果任何时候都可以自由制作的话,上传制作的课件、进度的管理、制作中的素材管理、内容的更新等附带的业务也会随之增加。只安排一个负责人来处理这些工作是有上限的

 

在CAREERSHIP®中,教材内容和线下培训等统称为“项目”,该管理员被称为“项目管理员”,项目管理员可以登记多人。也就是说,可以人共同分担教材的管理工作普通用户也可以成为项目管理员,例如人事部的所有教育负责人,可以全部作为项目管理员分担教材的管理工作;各部门都可以任命项目管理员负责相关部门的教育管理。

 

另一方面,有在多个项目管理员的情况下,各个项目管理员的职责划分、对用户信息的读取范围很容易产生问题。针对这个问题,在定义项目管理员的权限时,可以使用设定读取范围功能对项目和用户的权限做出灵活调整。

 

另外,项目管理员的“管理业务”可以交给其他用户,即使人员发生变动,也可以在系统上把业务交接给下一任管理员。

 

Q12.有什么好方法可以提高访问率?

A12.
有不少企业都会有这样的烦恼吧,好不容易创造了一个学习平台,却没人访问。如果放任这种状态不管的话,教育就会变得形式化。无人访问的原因大多是“登录麻烦”“操作步骤麻烦”

 

首先,可以通过单点登录来解决“登录麻烦”这一问题。单点登录即用户登录系统的结果会被记住,从而省去登录LMS的操作步骤。例如,如果经常登录公司内部门户网站的话,可以在其中设置登录LMS的入口(比如链接栏),点击这里就可以自动登录。

要实现单点登录需要稍微设置一下,大多数的LMS应该都有对应入口。

 

其次,“操作步骤麻烦”指的是从登录到找到听课的教材之间的操作量。操作量越多,“放弃”的学员就越多。

CAREERSHIP®使用“直接链路到教材”功能解决了这个问题。如果给学员的上课通知邮件中附上教材的直接链路URL,学员只需要登录就可直接跳到教材的听课页面。尤其是在重要的培训中,使用直接链路功能可以促进学员听课。

 

如果实现了上述的单点登录,用户就会省去登录操作[2],访问也会越来越便捷。

 

[2] 本公司的单点登录经ADFSSAML认证使用。

 

LMS的门户化

 

增加LMS的访问率应该是很多人事负责人的愿望吧。其目的不用说了,当然是“促进人才发展”。如果员工频繁访问LMS,养成“学习习惯”,可以提升其能力。

CAREERSHIP®的下一个版本“CAREERSHIP®5.0”以“LMS的门户化”为目标,旨在实现自由显示促进个人发展的各种内容。

为了让员工除了“听课”之外还能在日常生活中访问LMS,此版本与用户的发展相关联,提供公司内外的各种信息。界面也改变了以往的系统形象,脱胎换骨为设计性高的用户友好型界面。在不久的将来也许能够活用AI,向个别用户提供最合适的教育计划。

Lightworks超越了LMS=学习管理系统这一传统框架,旨在开发高品质门户网站,帮助商务人士自主发展

敬请期待CAREERSHIP®5.0

 

Q13.听课率没有想象中那么高。有促进学员听课的好方法吗?

A13.
你有过这样的经历吗?董事长命令开展的e-Learning培训的听课率一直很低,让人焦虑。因为在线学习(e-Learning)可以看到整体的进展情况,所以如果有人的学习进度一直停留在30%的话,就会让人不由得想问问情况。

 

CAREERSHIP®可以根据学员的进度和合格情况设置激励邮件(催促上课邮件)。在发送教材的阶段,如果设定邮件发送给“开始后1周内进度在30%以下的用户”、“开始后2周内进度在50%以下的用户”、“结束的前一天测试不合格的用户”,邮件会在指定时间自动发送给指定的对象。邮件的内容在设置时可以自由编写,根据情况可以改变发送时间。

 

负责人只需要进行事先的设置,之后就可以放手观察情况了。

 

Q14.要想提取学习结果整理成公司报告,可以自由地进行数据加工吗?

A14.
学习结果数据是有关企业人才培养的信息资产。提取数据用于分析和报告的需求可以说是非常高的。提到报告可能让人觉得“自动做成图表又简单又好”,但是需要什么样的项目?以什么为中心对其进行分析、统计?整理成什么样的格式?这些报告的必要条件根据企业的不同也各种各样。随着措施的目的而变化。

 

因此,在报告不完善时就决定格式反而会造成不便。CAREERSHIP®除了显示最基本的统计信息,还会以成绩一览表的格式显示历史信息。因此,我们正在努力完善检索功能,使筛选数据更简单。筛选的信息可以直接导出,然后在Excel上进行需要的分析和加工就可以了。

另外,一部分客户在灵活使用Excel宏。

 

Q15.准备和管理不规律入职员工(小时工、兼职、派遣员工)的培训要花费大量时间,有改善的方法吗?

A15.
有很多企业不论雇佣形式,所有员工都要参加“入职培训”。如果使用在线学习(e-Learning),员工入职的时候需要在LMS上注册,公司向其发送规定的日程安排,但是每次都进行这样的操作相当麻烦。

 

如果使用CAREERSHIP®,可以按照用户属性中填写的“入职日期”注册,从那天开始算起“几天后几日间”,系统自动发送必要的e-Learning。

 

派遣员工在“几天后”会收到账号通知兼上课通知邮件。培训结束不久还会收到“激励邮件”。因为这些都是事先在LMS上设置的,所以培训的管理员除了用户注册以外基本上都可以放手,只检查学员的进度就可以了。(如果LMS和人事系统合作的话,用户的注册也可放手)

 

4.关于性能的提问

 

Q16.云服务是否稳定?

A16.
现在LMS通常会搭载云服务。一想到使用外联网服务,就会担心“网络频繁断开”“线路崩溃”“安全性”等问题。一言以蔽之,这种担心已经是过去时了。

 

如今,世界正处于云时代。从购物到银行的结算、股票交易,所有服务都被云化了。这个时代以个人信息为首,到处都是细微的信息,在绝对安全的条件下,24小时不间断地进行着交易。LMS也置身于这个浪潮中。

 

CAREERSHIP®从2015年到2017年11月为止,一直保持着100%的系统运转率。系统不会轻易崩溃。

 

Q17.处理器速度够快吗?

A17.
不只是LMS,在登记和处理大量数据的时候,相信大家都有过等了很长时间焦急难耐的经历吧。虽然“正在运行”的图标一直在转动,但是不知道进度如何,期间无法进行其他操作,在快要结束的时候开始怀疑系统是否正在处理,不知不觉中按下浏览器的关闭[x]按钮……然后重新来过。这样不仅会让人感到烦躁,业务也不会有所进展,不满的情绪越积越多。

 

CAREERSHIP®中系统管理员在处理数据时会使用“后台处理”。正如文字所示,因为在后台进行数据处理,所以点击运行按钮后即使跳转到其他页面进行别的操作,或是注销,也对前端没有任何影响。处理情况会显示在专用的管理页面上,查看是否完成或是处理过程都很简单。

 

5.关于安全性的问题

 

Q18.很多人把员工工号和出生日期作为密码,这样安全有所保障吗?

A18.
因为管理员看不到用户个人设定的密码,所以担心安全问题。尤其是员工工号和出生日期经常被设为密码使用,很容易被别人破解,所以应该重视这个问题

 

CAREERSHIP®可以设定任意的密码能够非常灵活地设置字符数、可使用的字符类型、有效期、重置的规则、强制再设定等指定条件。此外,也可以禁止密码与用户ID相同。如果使用这些设定项目,就可以防止员工工号和出生日期被设为密码。

 

Q19.在发送包含秘密信息的教材时会感到不安全,有什么好方法?

A19.
想让员工知晓却不能泄露给公司外部的信息有很多,例如,有关公司内部经营、丑闻、特有技术的信息等。

 

如果员工在咖啡店或电车内使用在线学习(e-Learning),当然有一定风险。但是,由于安全问题而无法使用e-Learning,造成信息不能顺利传达,岂不是本末倒置了吗?

 

CAREERSHIP®可以限制访问的IP地址,例如特定教材只能在公司内听课

 

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来宜信息科技在近20年间不断满足大企业的需求,CAREERSHIP®已成长为满足本文中各种需求的高性能LMS。有了它,不仅可以学习管理,还可以从头到尾管理人财开发的一系列流程。

 

请您一定要亲自体验改变人财开发方式的CAREERSHIP®。

 

6.总结

 

看完这十九个问题,您有何感想?
本文以Q&A的形式介绍了客户经常遇到问题。如果贵公司在实际的人才培养中使用在线学习(e-Learning),或者正在讨论导入和替换e-Learning,那么您的具体问题和要求将会为LMS今后的前进方向提供宝贵的建议。

 

希望本文可以帮助您对公司的LMS做出评价,探讨出更好的使用方法。

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