什么是RPA?常规业务自动化处理的企业案例及优点介绍

2020.09.11
人财开发资讯
什么是RPA?常规业务自动化处理的企业案例及优点介绍

  RPA(Robotic Process Automation)是指将从前用人工来处理的定型化的电脑工作改为通过机器人来实现自动化处理的一种方法。

 

  大家在工作过程当中是否也曾有过“如此简单的输入工作如果交给机器人来做就好办了”这样的想法呢?RPA十分擅长处理这样的基础工作。在“工作方式改革”不断推进的今天,越来越多的企业开始研究讨论在有限的人手条件下提高生产效率的方法。然而,现状确实大家对这方面的认识普遍不足。

 

  “那RPA究竟是什么呢?”

  “能够让它做些什么工作呢?”

 

  因为目前企业普遍存在以上的问题,所以本篇文章将重点围绕RPA,就其优点和导入时的注意事项,结合实际案例进行具体说明。

 

目录

 

1.什么是RPA

2.RPA备受瞩目的背景

3.RPA能做些什么

4.RPA的优点

5.导入时的注意事项

6.企业的导入案例

  6-1.大型城市银行

  6-2.日本生命公司

7.总结

 

1.什么是RPA

 

  RPA是英文Robotic Process Automation的英文缩略,直接翻译过来的意思是“通过机器人实现处理过程自动化”。

 

  一般说起“机器人”相比会有很多人的第一反应是工厂当中使用的“工业机器人手臂”或者“人型机器人”(pepper等)这些经常会见到的机器人的样子。但是RPA却是一种无形的“软件型机器人”。RPA充分利用Rules engine和机械学习等技术,实现数据录入和共享的自动化。因为能够替代人类所做的一部分工作,所以也被称为“假想的脑力劳动者”。

 

  2019年日本国内的RPA市场份额(基于销售额)预测大约达到了537亿日元,预计RPA在今后还将会在更广泛的业界和工种中被导入。日本RPA协会表示,到2025年全世界1亿人以上的脑力劳动者中,将有1/3会被RPA所取代。

 

2.RPA备受瞩目的背景

 

  RPA之所以备受瞩目和当前正在推进的“工作方式改革”密不可分。在“工作方式改革”中,存在着诸如“远程办公”、“同一劳动条件和薪资”这样的规定,其中最受企业所重视的应该就是“改善长时间劳动”。为了实现这一目标,企业就必须重新审视工作本身的固有的处理方式,彻底地推进工作的高效化发展。一些简单的工作必须立刻让其在操作上更加合理。

 

  因此RPA备受瞩目。如果把诸如打字这样的具有固定操作模式的工作教给RPA来处理的话,人们就可以从这些工作中解放出来富裕出来的时间,就可以让职员们去处理机器人无法应对的那些具有更高难度且具有更高技术要求并需要人类做出判断的工作,业务的生产效率自然也就能够得到提升。而生产效率的提高和“长时间劳动”能否切实得到改善密切相关。

 

3.RPA能做些什么

 

  那么在现实条件下,哪些工作可以交给RPA去做呢?

 

  RPA的自动化级别有三个。

(出处)総務省 RPA(働き方改革:業務自動化による生産性向上)

http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/02tsushin02_04000043.html

 

级别1:基础工作的自动化

 

  RPA能够应对基于相关规定成型的基础工作。目前市面上RPA大多都是这一级别水平。具体来说能够处理的工作内容如下:

· 将Excel表格中的信息转移记录到公司系统当中

· 处理订购邮件并制作出订单

· 确认经费支出

· 发送广告和宣传邮件

· 客户相关数据的管理

 

  再比如,它还可以处理以下和人事工作相关的业务:

· 人事KPI指标

· 工资支出的计算

· 公司内部系统管理员的登录、变更

· 录用前准备工作 等等

 

级别2:一部分非定型化工作的自动化

 

  配合AI技术的使用,能够让RPA处理一些并不具有固定流程的工作。比如,利用先前的一些录入进系统的常识所进行的问询工作以及基于以往的信息制定一些规定等工作。

 

级别3:高度自律化

 

  结合更高级的AI技术,RPA不仅能够实现工作的自动化处理,还能根据自己的判断得出处理意见。这样的话,只要对RPA发出相关指示,它就可以完成必要的数据录入,并对此提出问题进行分析,最终找出最佳的解决方法。

 

  目前市面上更多的RPA还处于级别1的水平。但是在未来RPA也许通过和AI技术的结合,能够去处理一些非定型化工作并对工作自行作出判断。

 

4.RPA的优点

 

  企业在导入RPA以后,会看到它的那些优点呢?

 

· 处理工作的速度大幅提高

  RPA会全年36524小时不间歇地工作。此外,它的处理速度也远高于人。其结果就是处理工作所需要的时间和天数大幅减少。

 

· 削减成本

  由于相关工作被RPA所替代,所以被替代部分是原本所需要的人力和外部委托费等成本也能得到削减。

 

· 工作质量的提高

  在单纯依靠人来负责相关业务的情况下,出现人为失误或者疏忽而导致的错误是在所难免的。但是RPA却能够实现工作的迅速且正确的完成。因而工作质量得到大幅度的提高。

 

· 扩大销售

  从简单的工作中解放出来的职员,会转而去投入到附加价值更高、和企业利益直接挂钩的业务中去,所以可以期待销售额的提高和销售范围的扩大。

 

  导入RPA,不仅能够提高业务效率、解决人手不足的问题,还能够有效提高生产效率。将一些基础的工作交给RPA,可以让销售部的同事有更多的时间负责和客户的沟通,能够让人事部的同时有更多的时间负责雇佣战略和培训计划的制定。用有限的人才去专攻“只有人类才能完成的”一些具有创造性的工作,也能够加速企业的成长和发展。

 

5.导入时的注意事项

 

  但是另一方面,有些注意点也值得我们关注。

 

· 有必要制定运作规定

  为了能够更好地将工作交给RPA去办,有必要在导入前明确其“能够处理哪些工作、哪些过程需要自动化”,制定相关的运作规定。具体来说,可以通过文字形式确定自动化工作的流程以及RPA的具体规格,保存系统访问和设计变更时的记录,以及明确访问权限和访问日志等管理方法。

 

· 有必要制定保护信息安全的对策

  RPA和其他的IT系统一样,也有受到“外部攻击”的风险,所以有必要制定保护信息安全的对策。

 

· 设立信息备份制度

  当出现任何错误时,或者对当前系统做出更新操作时,这些处理必须要由具体的人来完成。因此,有必要设立包括RPA管理团队、应对系统出错时的处理方法在内的信息备份制度。

 

  在导入RPA时,明确想要让其实现哪些工作的自动化,明确想通过RPA实现何种目的是十分重要的。在某些特定情况下,有些基础工作更加适合人来做。如若能够提前明确RPA和人力具体负责哪些工作的话,那么就能够实现业务质量的提高。

 

6.企业的导入案例

 

  那么RPA在实际工作中都得到了怎样的应用呢?接下来我们具体介绍两个企业案例。

 

  6-1.大型城市银行

 

  金融业的企业的很多业务,都适合RPA契合度较高的一些具有固定流程的基础工作。因此很多龙头公司都导入了RPA

 

  具体应用的业务:

  繁杂的事务处理工作

 

  效率提高及成本削减效果:

· 三井住友银行在2017年导入RPA,仅2017年上半年,便削减了约200人一年的工作量,大约40个工时。

· 三菱东京UFJ银行在2014年导入RPA,到2017年约削减了20项业务的消耗,总计2万工时。

· 银行职员能够从这些基础工作中解放出来,去从事具有更高附加价值的业务。

 

  今后的展望:

  各家银行也都对RPA在未来更加深入地使用进行了充分的研讨。三家龙头银行的导入计划如下:

(出处)毎日新聞 2018年3月14日版

https://mainichi.jp/articles/20180315/k00/00m/020/108000c

 

  6-2.日本生命公司

 

  该公司的事务部门,全年的业务量上的变动很大,优有时会雇佣临时工,并对其进行短时间的培训。然而,这样的职员培训会徒增负担,因而该公司开始将目光聚焦在了能够代替处理基础工作的RPA身上。并在2014年开始正式运用这一机器人。

 

  具体应用的业务:

· 将和保险合同事务相关的所记录的申请信息从文件中提取记录成数据,并转载到企业内部的系统中。

· 收取保险金时,读取投保人收到的文件上所标识的条形码中关于合同的所有信息记录到企业内部的系统中。

· 应政府机关要求对某人的投保情况进行确认。

 

  效率提高及成本削减效果:

· 如果用之前通过人工所消耗的工时来计算,相当于1年节省了总共5万工时。

· 有效控制住了工作高峰期时的顶峰工作量,切实减轻了员工的工作负担。

· 不需要员工提前来进行统计工作,有效推进了“工作方式改革”。

 

  今后的展望:

  将会在由RPA代替工作所带来的“单一业务”的高效化这一成绩的基础上,在未来重点推进“全体业务”的RPA的应用。

 

7.总结

 

  RPA(Robotic Process Automation)是指将从前用人工来处理的定型化的电脑工作改为通过机器人来实现自动化处理的一种方法。

 

  日本RPA协会表示,到2025年全世界1亿人以上的脑力劳动者中,将有1/3会被RPA所取代。

 

  RPA之所以备受瞩目和当前正在推进的“工作方式改革”密不可分。如果把诸如打字这样的具有固定操作模式的工作教给RPA来处理的话,人们就可以从这些工作中解放出来。富裕出来的时间,就可以让职员们去处理机器人无法应对的那些具有更高难度且具有更高技术要求并需要人类做出判断的工作,业务的生产效率自然也就能够得到提升

 

  能够通过RPA实现自动化的业务如下:

· 将Excel表格中的信息转移记录到公司系统当中

· 处理订购邮件并制作出订单

· 确认经费支出

· 发送广告和宣传邮件

· 客户相关数据的管理

 

  它还可以处理以下和人事工作相关的业务:

· 人事KPI指标

· 工资支出的计算

· 公司内部系统管理员的登录、变更

· 录用前准备工作 等等

 

  目前RPA所处理的业务以具有固定流程的基础工作为主,但是在将来RPA不仅能够处理基础工作,还能够对工作自行作出判断。

 

  RPA的优点有以下几点:

· 处理工作的速度大幅提高

· 削减成本

· 工作质量的提高

· 扩大销售

 

  另一方面,有些注意点也值得我们关注。

· 有必要制定运作规定

· 有必要制定保护信息安全的对策

· 设立信息备份制度

 

  具有固定流程的基础业务较多的金融业企业和保险业企业正在积极导入RPA,并且在业务量、工时的削减以及效率提高方面已经取得了一定的成果。

 

  在“工作方式改革”不断呼吁改善“长时间劳动”的现在,重新审视工作本身的固有的处理方式的企业也越来越多。通过导入RPA来减少基础工作和长时间加班所带来的负担,然后让职员有更多的时间和精力去处理只有人类才能完成的具有创造性的工作,能够有效提高生产效率。借此机会,不妨探讨一下贵司导入RPA的可能性。