案例:双日公司导入“法务技术”从容应对持续扩大的法务业务

2020.07.17
人财开发资讯
案例:双日公司导入“法务技术”从容应对持续扩大的法务业务

   “在有限的员工条件下,如何应对不断扩大的法务业务呢?”

 

    经济全球化、合规意识的提高等因素所导致的环境变化,使得和“企业并购”、“风险管理”等一系列经营课题直接相关的企业法律事务所涉及的工作内容年年在扩大。另一方面,随着“工作方式改革”的不断推进,不少企业现在也开始寻求生产力的提高以及工作效率的提高。

 

    在这样的背景下,运用科技力量提高企业应对法律事务能力的“法务技术”(Legal Tech)开始备受瞩目。提供相关服务的供应商以及导入“法务技术”的企业也开始增多。

 

    双日公司(以下简称“双日”)是业界中积极引入“法务技术”的领头羊。双日负责调研和导入“法务技术”工作的法务部合规科负责人高林淳,在20203月出版了《法务技术,AI实务向数字化转变时代的企业法务改革》一书。我们也专门同他就双日在导入“法务技术”和导入后的效果,导入、研判时的注意点以及“法务技术”给企业法务业务、法务培训方面所带来的变革进行了深入的探讨。

 

目录

1.“法务技术”是什么?为什么“法务技术”是必要的?

2.双日公司“法务技术”的导入

3.合规意识培训和“法务技术”

4.导入“法务技术”需要注意的四点

5.“法务技术”所带来的企业法务业务和法务培训的变革

6.总结

 

1.“法务技术”是什么?为什么“法务技术”是必要的?

 

“首先,能否请您简单解释一下什么是‘法务技术’”

    高林淳:“法务技术”是法务部职员以及所有同企业法务业务相关的人为了处理法务业务所使用的一种技术的统称。以往,大家都会把以合同业务为首的传统的企业法务作为企业法务业务、把预防违反国家法律和公司内部规定的工作和事后处理工作作为合规业务,并将二者区分开来。而双日则将“法务技术”充分运用在了这些方面当中。

 

“那么具体都包括那些方面呢?”

    高林淳:企业法务业务包括,“合同审查”、和国内外法律案例相关的“调查”、“电子签名”、“工作流程文书管理”、在美国民事诉讼中运用电子数据进行取证的“e-Discovery”等。合规业务则包括,用于内部通报的“热线”、收集并解析数字设备数据的“数字分析”、用于开展合规培训的“e-Learning(LMS)”。“RPA(Robotic ProcessAutomation)”、“聊天机器人”等也可用于合规业务。此外,还有辅助这些工作的翻译软件、大型外资法律事务所必不可少的Word比较工具以及验证和阅读软件等。

 

“为什么现如今社会对‘法务技术’的关注增多了呢?”

    高林淳:正如经济产业省《增强国际竞争力的日本企业的法务能力状况研究会》的报告中所提到的,受到经济全球化和合规意识的提高等方面的影响,企业所处的商业环境已经发生了巨大的变化,包含企业法务在内的业务领域也正在发生着巨大的变化。除了要增加人手,还必须要提高企业工作效率。可以说这一趋势已经成为了企业法务工作的一种宿命了。在企业提高整体效率的同时,为了实现企业法务工作能力的增强,我觉得“法务技术”是必要的手段。

 

“正如前面所讲到的,‘法务技术’包含各种各样的工具,这些工具都和提高效率紧密相关么?”

    高林淳:“RAP”、“聊天机器人”、“工作流程管理”(审批系统)等,在导入前的一系列操作确实比较复杂,但是如果能顺利将这些顺利导入的话,肯定会实现企业业务的效率提高。能够比较早地出现优化效果的工具是“电子签名”和“在线学习(e-Learning)”。利用“电子签名”,像以前那种“将完成盖章手续的文件打印出来,之后封入信封中再邮寄出去”的一系列的过程都可以省去,工作速度极度提升,也能省去打印费用和邮寄费用。“在线学习(e-Learning)”因为能将培训和分发培训DVD等过程在线化,所以能够削减在人力以及其他方面的成本。而且这也和受新冠肺炎疫情影响而不断被采用的远程办公十分切合,我预计今后相关需求仍会不断增长。

 

2.双日公司“法务技术”的导入

 

“听说双日的法务部连同持有律师资格的人在内,总共有61名部门职员。在人员方面我认为是相当充足的,但即便是这样的组织,为什么仍要积极导入‘法务技术’呢”?

    高林淳:例如,公司达到一定规模的话,那么“热线”这一环节就只能通过“法务技术”来完成。要发挥功效,就必须采取措施保护内部通报人。如果有需要通过电话来进行的业务,向我们公司这样在全球范围都有相关业务的话,就必须具备应对各种外语的能力,同样还要应对时差方面的问题。此外还必须保证通话保密,讲话人姓名信息不能泄露。面对这些困难,单靠电话来解决是不现实的。所以,在业务初期导入“法务技术”是必须的。不是说法务部将能够充分发挥“法务技术”的所有工具一并导入就完了,而是将各个工具充分利用,从而推进实现高质量的企业法务业务水平。“法务技术”,不单单能够提高效率,对提高业务质量也有着很大的作用。

 

“之前有提到说企业法务业务的涉及翻译正在逐步扩大,那么在双日的实际工作当中,相关业务内容是否有所增加呢?”

    高林淳:比如说,30年前的日本社会都还几乎没有所谓“合规意识”的概念,但随着守法和企业内部管理统一概念的深入以及职场骚扰等丑闻的不断出现,社会意识开始发生了变化,必须要采取措施进行改变的东西开始增多。而且最近,物流合规、环境价值风险调查、保险保证审查等业务也已经并入企业法务部负责,企业并购后的PMI(Post Merger Integration)等工作内容也在一天天扩大。

 

“在不断扩大的企业法务业务中,除了让‘法务技术’实现效率化以外,法务部还负责什么样的工作呢?”

    高林淳:提高效率是手段而不是目的。真正的目的是强化公司的“法务业务能力”。如果“法务业务能力”得以强化的话,也许可以提高其他业务方面的能力,反过来同样也可能将这一影响传递给其他的人。如此这般,可以对通过“法务技术”充实企业法务业务能力、法务应对能力有所期待。

 

“高林先生对‘法务技术’进行了怎样的调查和研究呢?”

    高林淳:当时在网络上进行了调查、还参加了相关的展览会、还同相关供应商交换了经验。此外,我还参加了经营法友会的“Society 5.0研究会”,同研究会的成员也相互交换了意见。在该领域,欧美国家有着压倒性的优势。不单单是日本,对欧美企业的“法务技术”的利用状况的调查也必不可缺。从在美国圣何塞工作的法务部门职员那里获取消息,之后再问问3、4家外国的法律事务所如何利用“法务技术”。因为是范围广且变化快的行业,所以要广撒网多钓鱼。在实际中的使用效果和体验十分重要,目前有很多供应商也提供了试用服务。截止目前,我们已经试用了8家公司的“合同审查”的服务。在这之中,有出现质量问题的产品,也有毫不逊色于欧美公司产品质量的民营产品。

 

3.合规意识培训和“法务技术”

 

“2018年贵司基于Lightworks的‘CAREERSHIP®’建立了LMS‘双日e-Campus’系统,请问贵司是如何在这一系统下开展合规意识培训和在线学习(e-Learning)的呢?”

    高林淳2010年公司制定了“双日公司合规行动准则”,为了让全体职员深入理解这一准则,公司引入实施了在线学习(e-Learning)。当时,日本国内不是说没有经营在线学习(e-Learning)相关业务的公司,而是没有能够满足双日国际业务多语种应对需求的商家,所以我们依托于美国供应商,主要面向在美国工作的双日职员开展在线学习(e-Learning)项目。由于我们不能直接操作该系统,所以一旦出现什么问题,就只能拜托供应商来解决。诸如“这个人没能好好听课,请帮忙督促让他好好吸收学习内容”、“这个人没有来上课,所以请给他发提醒邮件”等问题,我们都需要一一和供应商沟通,加之时差和语言的问题,该系统的运作效果并不是很好。

 

“那样确实很费精力啊。听说贵司在2016年修改了行动准则,那个时候在线学习(e-Learning)的效果如何?”

    高林淳:2016年我们购买了限制版本的LMS产品,将供应商所提供的教材自定义化,还制作了我们自己的教材添加到了这个系统当中,自行在公司内部实施。和2010年的情况相比,我们自行操作的范围虽然扩大了,不过制作教材确实花费了很多时间。目前我们的“双日e-Campus”可以让PPT和Excel制作出的内容简单地就变成了教材,能够很明显地感到它的进步。除了我们法务部,其他部门也在积极地引入利用在线学习(e-Learning),教材内容也日益丰富。

 

“您对2018年导入的在线学习(e-Learning)/LMS系统的效果评价如何?”

    高林淳:导入在线学习(e-Learning)以后,可以明显地感觉到合规培训的次数和质量都得到了充分的提升。站在培训层面来考虑,只通过一次培训就将所有东西都传授给学员显然是不可能的,所以创造一个能够反复学习的机会是很重要的。但是如果把那些内容通过线下培训的方式实施的话就会很难。因为线下培训受到开展次数以及听课人数的限制,会出现即便有人想去听课,但也很难保证自己能去听课的情况出现。有了在线学习(e-Learning),那些问题也就消失了,能够为所有人提供充足的授课机会。在当今必须培训的项目,包括各种职场骚扰以及反腐败等问题不断增加的背景下,能够通过在线学习(e-Learning)进行传授的内容也开始逐步教材化,并将这些教材分发给全世界范围内的公司职员。这同过去相比,在成本和程序以及教育效果等方面都产生了许多不同。

 

“您的作品中有提到说‘企业已经到了自己去制作e-Learning教材的时代了‘,那么您认为企业自己制作e-Learning教材的意义在哪些方面呢”?

    高林淳:虽然现在企业都认识到在社会中“合规”的重要性,但是企业和企业的定位和文化也都各不相同。什么始于本公司企业理念和商业业务相契合的,如何推进“合规”意识的深入发展,这些也都是根据企业的不同而有所不同的。如果是供应商提供的培训内容,那么对于不同企业来说内容都是一成不变的,所以要将其中对自己公司来说不需要的内容进行剔除,相同地,将其中和自己公司业务紧密相关的内容进行进一步的扩充丰富,根据自己公司所发生过的一些问题把它们做成类似谜题的东西加深职员理解,也就是说公司自己制作教材可以自行把握教材内容的好坏程度。公司自己制定教材内容,可以随心所欲地设计教育培训项目,这是它的一大优点。

 

“企业自己制作的e-Learning教材具体都有哪些内容呢”?

    高林淳:和“合规”相关联的内容,有许多企业将自己制定的相关规定也变成教材内容。比如,预防腐败规定。因为这一规定有必要让职员对相关细则进行彻底的理解和遵守,所以市面上所销售的这些教材内容明显是不足的。转包加工法和GDPR(General Data Protection Regulation:欧盟一般资料保护规范)这些法令,都不是一般性的法律,需要企业自己根据其同企业的业务的相关程度,同企业内部规定相结合将其转化成教材内容。

 

4.导入“法务技术”需要注意的四点

 

“现如今想要导入‘法务技术’的企业也已经越来越多了。那么您觉得这些企业在导入之时应该注意哪些方面呢”?

    高林淳:到目前为止我手里的经验以及我所进行的调研,让我深切感到以下四个需要注意的重点。

(1) 规模和成本

(2) 供应商的协作和多功能化

(3) 新出现的管理业务

(4) 安全性

    高林淳:第一点提到了“规模和成本”,在导入“法务技术”的时候,企业的规模感是很重要的。像那种规模只有五个人的企业,“热线”和“智能语音”的导入就完全没有必要。根据自己企业是否在海外有分公司、还是说只有国内业务,或者销售人员是否能够受用等具体情况,这种规模感也会发生变化。规模和成本密切相关。比如,在合同审查的时候,按照每个用户和每份合同书多少钱来计算的收费体系,假如按一人来计算并在公司内全部营业范围展开的话成本会极高,所以导入自然也就很难。但正如几份合同书捆绑在一起处理的话就会变得容易一样,上述的收费体系也会受到相应的影响。企业自身只能根据收费体系所带来的成本差异以及性价比高低成本的具体情况来判断并做出决断。

 

“第二点‘供应商的协作和多功能化’是指的什么呢”?

    高林淳:在“法务技术”这一业务领域,供应商之间的合作已经开始了。比如从事“合同审查”业务的供应商和从事“AI自动翻译”业务的供应商合作,在工作流程中引入了“电子签名”等推进多功能化的实现。现如今在工作流程中加入“电子签名”已经是一种常态。如果不能时刻捕捉到这些信息的话,就会导致企业消耗多余的成本,或者效率降低的情况出现。

 

“可否就第三点‘新出现的管理业务’进行进一步的说明呢”?

    高林淳:需要注意到,每一次引入新的工具,那么必然会产生与之相关的管理工作。比如伴随人事变动所出现的必要的权限添加和删除。有的可以在网页的管理画面上进行操作,但是有的只能通过电话和邮件同供应商进行联系。有的有指定格式,有的则没有。除此之外,在给新员工启动企业内网服务相关的工作中,每位员工在调试安装自己的工作电脑的时候,用户必须同拥有管理权限的IT部门协调好安装的时间。另外,如果不能对使用方法进行持续性的讲解,那么好不容易导入进来的系统就无法得到充分利用,会将手中的宝物变成废品。

 

“和‘法务技术’相关的安全方面的问题您觉得需要注意哪些呢”?

    高林淳:关于安全方面,目前企业内部所使用的系统存在着整合性的问题,所以有必要同IT部门进行紧密的配合。这样可以了解企业自身导入的系统是否会因为安全政策而无法顺利导入,有的也可能是在导入后才知道是否符合自己公司的系统。另外,如果后期要扩大服务导入,并属于是通过文件形式提供“法务技术”服务的话,就必须要考虑供应商的破产风险。等到时候真破产了,需要报关的数据就会丢失,无法读取的话将会是极大的一个问题。

 

    刚才提到了四个需要注意的关键点,但为了克服这些问题,就必须决定一位专门的负责人,即便这个人不是专职人员,让他负责“法务技术”的引入和维护工作,并对其效果进行评价。全公司和管理层都已经认识到导入“法务技术”是实现公司整体法务业务效率提高的重要环节,而这一认识,也会成为顺利引进该项目的有利条件。

 

5.“法务技术”所带来的企业法务业务和法务培训的变革

 

“随着‘法务技术’的普及和进步,企业法务工作自身和社会所需求的‘人财’的标准都发生了哪些变化呢”?

    高林淳:随着“法务技术”额引入,企业开始期待去创造出一些至今为止仍未成为业界标准的东西出来。比如在处理合同时,如果自己的企业和对方企业导入了同样的“合同审查”系统·,那么在合同交涉时就能够相互明白合同中存在的几个关键的地方。如果是这样的话,那么交涉过程就会变得更加高效。在此过程之前,我觉得合同的草拟版本的完成进度也会有所推进,从而能够加快合同签约。这样一来,企业法务工作也会随之发生改变。同时,对于法务人才关于技能方面的要求也会发生改变。而“合同审查”也会根据所提供服务的不同,反过来告诉我们一些关于法律的信息。比如在签订派遣合同时,会被提示说《修订派遣法》里面对什么内容是这样规定的,说的极端一点,即使没有法律常识也能够顺利完成签约。无论是和销售人员还是和新职员都可以顺利进行签约。如果这个能够继续发展下去的话,也许就会迎来无需进行签约相关业务、无需查看合同便能完成合同相关工作的时代。

 

“如果那样的时代来临,企业的法务培训又将会变得如何呢”?

    高林淳:虽然说没有法律知识也能完成相关业务,但是作为负责法务工作的人财来说,这样真的好么?我觉得肯定会出现以上疑问。我以前在工厂工作,现在工厂如果做一个东西的话,会先用CAD做一个模拟图形出来。在没有CAD的年代,我们都是用手画草图的。所以也有工厂会要求员工进入公司三年内都必须用手绘制图形。同样的,该如何思考具备“能够看懂合同书的法律基础知识”这一技能呢?这里举一个其他的例子,债券回收在以前是法务工作的主要业务之一,在破产关联法案出台后,现如今这样的业务已经几乎没有了。和它相关的知识,似乎已经变得完全不再需要了,电脑另一方面,这也应该是作为一名法务工作者必须了解的东西。在实际工作中所需技能正在不断变化的今天,我认为有必要清楚需要保留的东西、需要舍弃的东西以及应该吸收的新的东西,然后继续推进相关培训。

 

6.总结

 

“最后,想请您预测一下‘法务技术’今后的进步和法务工作的未来发展”?

    高林淳:就合同相关的业务而言,过去和海外缔结合同都是通过电话和邮寄的方式来进行的,认真检查合同书,抱着“一次就决出胜负”的心态来进行交涉。因为有传真的存在,所以相关工作的速度有所提升,之后随着网络的普及开始出现了Word和邮件的组合。在此后的30年间,这一转台几乎没有发生过什么改变,但是“法务技术”的出现也许会带来巨大的变革。如今能够深切感受到一个里程碑的到来。除了合同相关的业务以外,所有的法务工作都得到了推进,它不只是单纯的提高效率,它还带来了企业法务工作的质量的提升,还将新的功能引入进来从而创造出新的业务。随着法务工作涉及领域的不断扩大和技术发展程度的影响,企业法务工作的质量和内容也有可能发生很大的变革,我认为“法务技术”确实是一种数字化意义上的传输工具。企业能够很好地追赶上这一潮流,是其能否同其他企业拉开差距的关键。

 

    通过同高林先生的谈话,我们能够深切地感受到,“法务技术”不仅能够提高企业法务工作的效率,还有可能会给企业法务工作以及企业所需求的技能人才的标准带来一定影响。如果您想更进一步地了解“法务技术”的各种工具以及企业法务的未来发展图景,不妨可以看看高林淳的《法务技术,AI实务—向数字化转变时代的企业法务改革》这本书。