不会失败的e-Learning–如何高效运营·提升效果

2020.03.17
人财开发资讯
不会失败的e-Learning–如何高效运营·提升效果

     “虽然我们引入e-Learning几年了,但是总觉得没有什么效果。”

     您有过这样的不安吗?

     使用LMS(Learning Management System,学习管理系统)上传课件的在线学习模式,已经在企业的人才培养方案中固定下来。然而,引入后就安心了,这种思想很容易导致公司对e-Learning的运营停滞不前。

     但是,e-Learning实质上是一个可以大规模高效率进行的企业在线教育平台,只要稍微研究一下设计,考虑一下如何运营,就可以达到预期以上的效果。这时需要注意,要好好弄清楚运营上的课题,不要偏离方向来做对策。

     话虽如此,要弄清运营上的难题并不是那么简单的。为什么这么说呢,因为如果不了解“使用LMS的e-Learning(在线学习)能做到什么程度?”的话,就无法从可改善的可能性开始反推来设定课题。

     即使是本公司的客户,在首次收到运营支持专员的改善建议后也经常会说“诶,能做那种事吗?”“啊,原来那是课题啊”。

     因此,本文将举例说明LMS运营中常见的问题及其对策,并说明如何高效运营e-Learning(在线学习),提升效果。请参考本文来做贵司的e-Learning(在线学习)的运营。

目录 

1.e-Learning运营之种种及其对策

  1-1.各部门使用不同的教育工具

        1-1-1.情况和问题

        1-1-2.对策

  1-2.接受多个供应商发送的教育内容

         1-2-1.情况和问题

         1-2-2.对策

  1-3.无法向需要的人提供相应培训

         1-3-1.情况和问题

         1-3-2.对策

  1-4.无法熟练使用LMS的运营支持功能     

         1-4-1.情况和问题

         1-4-2.对策

  1-5.教育措施内容没有与组织课题联系起来

         1-5-1.情况和问题

         1-5-2.对策

2.熟练运用LMS的案例

  2-1.商社A:可自由控制发布对象

  2-2.通讯业B公司:根据入职日期自动向派遣员工提供培训

3.总结

 

1. e-Learning运营之种种及其对策

     e-Learning(在线学习)的运营方式因公司而异,其中难免有效率低下的例子。由于组织中存在各种情况,可能无法立即解决问题,请根据贵公司情况进行参考,希望对您有所帮助。

 

1-1.各部门使用不同的教育工具

1-1-1.情况和问题

     在一些大型组织中,可以看到公司培训交由部门管理的例子。每个部门都有自己的培训预算,教育工具也由自己部门购买。另一方面,只有整个公司必须进行的培训由人事部主管的LMS实施管理。如此一来,许多教育工具遍布在整个公司中

     各部门在进行必要的培训时会感到高效而迅速。但是,与此同时我们不能忽视以下问题。

 

     ·无法实时掌握整个公司培训的实施情况

     ·无法掌握整个公司范围内的人才技能掌握情况

     ·无法追踪人才“培养”的相关记录

     ·成本高

 

     人才是企业的财富。各部门的员工接受了什么样的教育?公司培养的人才掌握什么样技能?如果人事部无法实时掌握这些情况,那么不管在培训方面还是部署方面都会效率低下。

 

     此外,如果每个部门的教育工具都不相同,在跨部门流动时将无法有效地接管员工的培训记录。如果调动前后的部门用的教材类似工具不同,那么员工是要继续原来的学习呢,还是要再次学习呢,或者是不需要再学习,而是要以其他形式管理这种情况呢。这势必要花费一些功夫。

 

     学习的记录也是成长的轨迹,如果每当部门发生变化,员工的“学习记录”就会丢失的话,这就关乎这个员工的职业规划问题了。

 

     另外,各部门在采购不同的教育工具时,会涉及到公司内部资源、外部订购费在引入、运营、维护,等方面的重叠,因此成本很高。

 

1-1-2.对策

     对策只有一个,就是统一LMS。可能有人会觉得“如果统一LMS,就不能以部门为单位进行运营,会增加人事部的负担吧?”其实并不会。LMS能够分级注册,各个组织都有使用权限,别说是部门了,不管什么规模的组织单位,都可以注册或发布教材。各组织也可以导入教材制作工具,制作原创教材。

 

     人事部持有最高权限,能够掌握前者的培训实施状况和内容。

 

     另外,即使组织间有人员流动,也只需改变LMS内的所属组织,对流动人员的学习记录没有任何影响。

 

     而且若是和人事数据库结合,运营的时间会进一步减少。

 

1-2.接受多个供应商发送的教育内容

1-2-1.情况和问题

     在考虑“公司培训”时,要考虑培训的教材。在使用e-Learning(在线学习)时会用到课件,有的公司以“课件”为单位开展自己的培训,并接受多个e-Learning(在线学习)供应商发送的课件

     这种情况下,因为公司要采用符合本公司目的的教材,对各个教材供应商精挑细选,因此教材质量可以说是很高的。另外,如果使用配套的云服务的话,在发送教材和运营方面可以接受各个供应商的服务,人事部的工作负担也会减轻。

 

     但是,各课件的学习记录会保存在不同公司的LMS上,员工个人的学习记录无法统一管理。为了掌握员工的学习状况,需要从各公司的LMS企业在线教育平台提取学习记录,合并信息。

 

     因此,此时也会与前项“1-1.各部门使用不同的教育工具”产生相同的问题。

 

1-2-2.对策

     与“1-1.各部门使用不同的教育工具”的对策一样,统一LMS就行了吧。可能有人会想“这样一来还能选择教材吗?”,其实不用担心。e-Learning(在线学习)的课件有统一格式,现在企业使用的课件大多遵照“SCORM1.2”的标准。

 

     如果按照这个标准的话,就可以在不同的LMS上进行注册、发布信息。因此,统一LMS并不会限定教材。如果将所有教材都发布到同一个LMS上,那么教材和学习记录都可以做到统一管理。

 

1-3. 无法向需要的人提供相应培训

1-3-1.情况和问题

     问题不是引入的教育工具的数量有多少,而是LMS的功能和使用方法。

     比如说,公司决定通过e-Learning(在线学习)解决年轻人信息安全意识低下的问题。以下哪个对策比较好?

 

     ①让全体员工线上学习信息安全知识

     ②让年轻人线上学习信息安全知识

 

     不用说,当然是②比较好。但是,由于LMS无法筛选学习对象,所以选择①这种“大范围包含小范围”的公司也不在少数。当然,如果是安全性和合规性等普遍教育的话,即便在整个公司开展也不会有损失。

 

     然而,让老员工学习面向年轻人准备的教材,真的有意义吗?面向老员工提供不同水平的教材、让他们在管理等其他学习上花点时间不是更好吗?

     不仅是e-Learning(在线学习),在整个人才培养方面,劳动人口不断减少,企业需要更有效的人才培养。为此,向真正需要的集团,送去真正必要的教育会变得越来越重要吧。

 

1-3-2.对策

     应对的方法是熟练掌握LMS的公开设定功能,以此为前提把用户的属性信息精细化

 

     公开设定是指在e-Learning(在线学习)中指定学习对象的操作。  企业有大小不一的“组织”,最小的单位是“人”。如果对每个“人”进行设定的话,确实可以“为必要的人送去必要的教育”,但是如果依靠人力做这项工作不知要到猴年马月。因此,可以借助用户的属性信息

 

     用户的属性信息除姓名之外还要求填写,如年龄、性别、所属组织、入职年份等。在LMS中,可以通过属性信息对对象进行筛选。最常用的就是“所属组织”吧。

 

     例如,要求只向营业部发送特定的e-Learning(在线学习)。每个人所属的组织都向上集约,那么只要锁定这个人所在的层级,那么不论是哪个事业部、哪个部门还是科室,都能够自由设定对象。

     另外,如果设定入职年份的话,上面提到的的信息安全学习也可以只针对新员工进行。

 

     属性信息还包括跨部门设置的委员会、享有资格、国籍等。可以说用户的属性信息项目越多,越能进行精细的公开设定

 

     信息注册虽然需要花费一点时间,但是很有利于运营,在此推荐。另外,如果和人事数据库结合的话,也可以减少注册、更新的麻烦。

 

1-4.无法熟练使用LMS的运营支持功能

1-4-1.情况和问题

     这个问题很难列举具体的例子,一般大家都会笼统地认为“运营很难”“反正很费事”。请试着从下面寻找合适的解决方案。

 

1-4-2.对策

     LMS具有各种支持功能以推进公司培训的实施。

     具有代表性的功能列举如下:

 

     ·邮件发送功能

     ·公告功能

     ·咨询功能

     ·安全性能

     ·单点登录(SSO)功能

     ·人事数据库结合功能

      一个一个来看吧。

 

·邮件发送功能

     您可以以LMS上完成的操作和信息的更改为触发点,向学员发送各种电子邮件。
     例如下面的邮件。因为大多数情况下都有固定的句型,所以可以通过单击或事先设定做到自动发送信息。

     熟练使用邮件功能,可以使培训更高效。

 

·公告功能

     这是管理员向学员发布通知的功能。除了发布“上课通知”、“维护通知”外,还可以发送培训指导和LMS的操作手册等。

 

·咨询功能

     接受学员对相关操作和培训咨询的功能。在LMS上进行操作,可以将咨询内容以邮件的方式发送到管理员处。此外还有密码咨询功能,基本上是自动应答,不需要麻烦管理员。

 

·各种安全性能

     培训中也有保密性高的内容。保密性越高,学习的价值就越大,如果因为安全原因不能使用e-Learning(在线学习),信息传达不能顺利进行的话,就本末倒置了。为此,公司可以限制访问IP地址,例如可以设定特定的教材只能在公司内学习等。

 

·单点登录功能

     用户在LMS中只需登录一次。在一个多系统共存的前提下(例如公司内部门户),用户登录过一次后可以自动登录LMS。学员省去了输入ID和密码的麻烦,少了一个学习前的步骤,有望促进学习。使用中需要一些个性化方案。

 

·人事数据库结合功能

     这是从现有的人事数据系统中,将需要的用户信息导入LMS的功能。虽然这个功能也需要定制,但是本公司认为如果用户人数超过2000人的话,就有探讨的价值。所谓“有价值”是指,系统管理人员不需要注册账户或更新信息,因此减轻的成本。 

     是否知道上述的运营支持功能,是否使用此功能,都会对运营的效率有很大影响。请您一定要再次确认正在使用的LMS的功能。

 

1-5. 教育措施内容没有与组织课题联系起来

1-5-1.情况和问题

     LMS使用的e-Learning(在线学习),真的是现在所追求的培训措施吗

 

     例如,公司向员工开放近100个课件,让员工自由选择。当然,这对全体员工来说是非常好的机会,但是如果使用e-Learning(在线学习)的措施只有这一种,不得不说会丧失很多其他的机会。

 

     如果能明确问题,筛选对象,使用同样的课件进行培训,应该会产生比以往更好的效果。这和前面所说的“1-3.没有向必要的人提供必要的教育”的例子是一样的,但是明确了公司内各种规模组织的课题,却没能提供正确的教育,这样的例子也有很多。

 

1-5-2.对策

     和“1-3.没有向必要的人提供必要的教育”一样,熟练使用LMS的公开设定功能是很重要的。但是,“教育措施内容没有与组织课题联系起来”的原因不在于设定有问题,而是看不到“组织的课题”,这样的话就需要从最上面开始重新设计了。

 

     关于部门等各级组织的课题,无论人事部将其提出并反映到培训中,还是各部门使用e-Learning(在线学习)自由实施培训,都是有效的举措。关于后者,请参考本文“1-1.各部门使用不同的教育工具”的部分对策。

 

2.熟练运用LMS的案例

2-1. 商社A:可自由控制发布对象

在大型商社A公司,包括集团公司、业务委托方、海外分店在内的所有关于企业的e-Learning(在线学习)培训,都在同一个LMS上实施。用户人数超过1万。公司为了提高信息更新的效率,与人事数据库相结合

 

实施的培训内容,以全体员工为对象,从分级教育特定部门的专业教育,实在是种类多样。以全体员工为对象的教育,还包括海外分店,所以公司根据不同的地点,以个人为单位,向员工发送不同语言的教材。

 

这些都要得用到用户的属性信息。例如,在人事部主管开展的面向年轻人的会计、财务的基础培训中,对象除了普通员工以外,还包括派遣员工、合同工等特定雇佣形式的员工。因此,公司通过入职年份和雇佣形式筛选对象,发送教材。

 

另外,该公司的调职员工很多,关于培训措施的通知和联络也是一个难题。因此,该公司建立了一个机制,将原籍的邮件地址和调职方的邮件地址都登录到LMS中,管理员的通知同时发送到两个地址

2-2.通讯业B公司:根据入职日期自动向派遣员工提供培训

在大型通讯业B公司,派遣员工进入公司时会进行e-Learning(在线学习)培训。派遣员工的入职日期各不相同,如果用人手来管理实施的话,会增加额外的负担。

 

然而,一个月一次来做集中培训的话就很难快速让人员投入实际业务。因此,注册LMS时还要填写用户属性“入职年月日”。从入职之日开始算起“几天后几日间”,公开必要的e-Learning(在线学习)。

此外,公司在LMS上创建了“培训小组”,派遣员工如果在注册时加入该小组的话,就会自动成为培训的对象。

 

也就是说,派遣员工进入公司后,只要在LMS上注册就可以自动开始培训

 

派遣员工在“几天后”会收到上课通知和账号通知邮件。而且,临近培训结束还会收到“励邮件”。因为这些都是事先在LMS上设置好的,所以培训的管理者除了用户注册以外基本上不用管,只需要检查进展就可以了。

 

通过导入这个机制,B公司的培训管理人员可以从随机入职的派遣员工的培训准备工作中解放出来,集中精力于其他业务。

 

3.总结

      本文列举了在e-Learning(在线学习)的运营中常见的情况和问题,介绍了各种各样的对策。

     如果各部门使用不同的教育工具,培训的整体情况以及学员的学习记录管理就会产生问题。公司统一LMS,在权限设定上下功夫,可以同时进行人事部开展的培训和各部门的培训。

     公司如果接受多个供应商发送的课件,学习记录的管理就会产生问题。活用e-Learning(在线学习)的统一标准,将平台集中在一个LMS,打造一个企业在线教育平台吧。

     如果没有向必要的人提供必要的教育,可以将用户的属性信息精细化,并在e-Learning(在线学习)的公开设定中活用其属性信息。用户的属性信息越多,越容易筛选出对象群体,这样可以提高培训的精度。还有一种方法是进行人事数据结合

     如果公司笼统地认为“运营很难”“反正很费事”,很有可能无法熟练使用LMS的运用支持功能。请确认以下功能。

 

     ·邮件发送功能

     ·公告功能

     ·咨询功能

     ·安全性能

     ·单点登录功能

     ·人事数据库结合功能

 

     如果企业培训的内容没有和系统的课题相结合,可能无法取得预期效果。组织的课题是什么?培训为达到什么目的请具体地研究,重新设计吧。

     无论哪种情况,只要进行一次重新的评估,就能构建出更好的运营“模型”,不断运用于今后的公司教育措施方法当中。在人才不足的时代,人才培养比以往要求更高的效率和效果。举例的两家公司,可以说正在顺应这种倾向实行员工培训。如果本文的内容能改善贵公司的e-Learning(在线学习)运营,将不胜荣幸。