跨国合规教育实施案例:11个国家、8种语言之间的学习发布

2020.02.28
人财开发资讯

     如今,为不断健全公司的经营机制,合规管理(按照法律法规行事)可以说是不可或缺的一项。当公司有违反法律或其他不正当行为时,其遭受的损失不仅有金钱方面,公司的品牌形象甚至信用也会遭到破坏。正因为合规管理与日常工作息息相关,所以是每位员工以及管理团队都应注意的事情,合规教育也应受到重视。

 

     另一方面,负责合规管理的部门可能会发现很难在公司内部建立合规意识吧

 

     2014年,TAKARA TOMY股份有限公司的一家分公司发生了一起牵扯外部交易的会计核算事故,为了避免重蹈覆辙,公司以统制监查部门为中心积极推进合规管理建设以及合规教育布局。该公司的分公司不限于日本国内,在亚洲地区和西方国家也有分布。由于员工人数众多,公司还必须遵守日本人不熟悉的海外法律和习俗。在这种情况下,TAKARA TOMY集团推进各种举措,使用LMS(学习管理系统)“CAREERSHIP®”与集团全体员工建立联系,让每个员工把合规当作“自己的事”

 

     这次我们采访了TAKARA TOMY股份有限公司的统制监查部门的专家原田由美子、千叶优子和系长相川稔,向他们请教了TAKARA TOMY集团的合规管理以及如何使用LMS“CAREERSHIP®”。


目录 

1.各种合规管理举措

2.导致合规管理困难的三个课题

3.寻找符合TAKARA TOMY的合规管理

4.连接集团全员的LMS“CAREERSHIP®”的使用方法和效果

5.未来的展望

6. 总结

 

1. 各种合规管理举措

 

—听说TAKARA TOMY集团正在积极推进合规管理建设,您对此有何看法?

 

相川稔TAKARA TOMY集团是一家玩具公司,所以孩子是最重要的客户,一定要做他们的榜样。因此,我认为公司千万不能有任何不正当或违法之类的行为,要开展各种活动建立合规意识。

 

—您说的活动具体是什么样的?

 

相川稔首先,以“TAKARA TOMY集团商业行为守则(COBC:Code of Business Conduct)”为核心。这是本集团通过诚实公平的企业活动来履行社会责任的具体行动规范。其次,培训职员学习遵守法令、创业理念、企业理念、企业方针、行动标准等TAKARA TOMY集团职员的基础知识,以确保全员充分了解合规的重要性。COBC培训提供多种语言的在线学习(e-Learning)和线下集体培训模式,包含海外公司在内的全体员工都能参加。

 

原田由美子公司每年还会举办一次“合规思考日”活动。届时,国内集团公司的全体员工齐聚一堂,正如字面意思,这是让职员思考合规,加深理解并重申其重要性的场所。无法到场的职员或外籍人士可以通过观看视频的形式参加。今年将举办第六届“合规日”,我们打算放映视频重现过去的合规案例,选取社会问题和职员感兴趣的话题作为题材,向职员讲解各种问题。例如,针对长时间工作和过劳死等问题,职员有机会一边咨询专家老师,一边讲一讲自己对TAKARA TOMY的想法。

原田由美子此外,我们使用LMS“CAREERSHIP®”进行在线学习(e-Learning),以便员工可以有效地学习其工作中需要的法律知识。除COBC培训外,今年我们还准备了《看漫画学SNS篇》、《合规的要点(信息管理、性骚扰、个人信息保护篇)》等培训教材,并且一年培训了四次。我们想根据社会形势和经营状况,学习与时俱进的内容。

 

—日常的合规管理措施是什么样的呢?

 

千叶优子由统制监查部门负责发送电子杂志并张贴海报。

每月分发一次电子杂志,另外,还要分发一次电子杂志的简易版“合规信”,加起来一月总共发送两次。杂志使用四格漫画,并设置问答等题目,使其易阅读易理解。为启发员工合规意识,其中介绍了违规案例让大家学习。海报每两个月更新一次,并发布到办公室和内联网上。本期所有合规的主题包括:沟通、内部通知、骚扰和劳工问题等。另外,我们还处理时势的话题,例如在过年期间不强制饮酒。

※以上图片为TAKARATOMY的合规宣传海报

—听说每个部门都有任期一年的“合规负责人”。“合规负责人”担任着什么样的职责呢?

 

千叶优子合规责任人决定各自部门要解决的问题,并推进开展改进活动。在建立负责人制度之前,因为每个部门都公布了员工的合规意识调查结果,所以各部门可以基于调查结果,针对分数低的地方开展改进活动,也可以针对日常工作中发现的问题开展活动。

 

—统制监查部门如何参与每个部门的活动?

 

千叶优子统制监查部门希望各位负责人能够自主开展活动,因此,基本上没人对负责人提无理的要求。各部门每年报告一次活动的内容和成果,为使其他部门可以共享好的举措,特此设立信息共享和展示的场所。另外,如果需要在部门内进行问卷调查,公司会提供“CAREERSHIP®”用于制作问卷,并支持此类的活动。

 

千叶优子此外,合规负责人每季度还要参加一次线下集体培训。今年,公司在“什么是合规?”的基本内容之上又加入了劳动法、职场骚扰、财务、风险管理等内容,以及实际业务中有关印章与合同的基础知识。关于以上培训的各部门的反馈方式也交由各位负责人决定。

 

—统制监查部门的主要任务是负责发布必要的信息,建立机制并使用“CAREERSHIP®”举办活动吗?

 

原田由美子对合规负责人确实如此。

 

2.导致合规管理困难的三个课题

 

—在推进合规管理措施的过程中,您觉得哪一部分比较困难?

 

相川稔我们必须始终贯彻合规,例如,在制作产品时应遵守ST(玩具安全标准)和集团要求的质量标准等。与明确规定的标准不同,公司进行合规管理时,会遇到许多“灰色地带”,即没有相关法律规定或没有明确的标准与规定。最大的挑战之一是面对“灰色地带”如何为TAKARA TOMY集团制定一条界限。

 

千叶优子面对“灰色地带”每个人的界定和思维方式都各不相同。即使是同一现象,也会有人赞同有人反对。

 

相川稔基于此,我们有时对如何划清界限感到困惑。这种时候,还是要回到本公司的创业理念和行为准则上进行思考。

 

—那“建立合规意识”这个部分又如何呢?许多公司的管理者都为此困扰。

 

千叶优子说到合规意识,很容易给人一种强硬死板的印象,但是它并没有那么死板,我觉得让员工知道它近在眼前,对它感兴趣是很有必要的。


相川稔虽然刚才提到的“灰色地带”,以及劳工问题和职场骚扰等相对容易说明和理解。但是让员工在工作中贯彻没有明确标准的“道德”之类的东西,以及国外的习俗等是很难的。

 

原田由美子由于每个部门所涉及的工作和环境各不相同,所以就算以某些特定部门为中心进行合规管理,其效果也很有限。为了让员工带头行动,而不是被动行动,根据工作情况推出措施,就像合规领导制度一样,我们统制监查部门致力于整顿公司环境和听取员工心声等活动,之后交由部门和各个员工主动去做是很重要的。

 

原田由美子由于合规管理也在工作时间内进行,如何做到不影响员工日常工作成为了一个实际问题。一百个人有一百种思维方式,合规管理建设要做到让全体员工感到满意的是非常困难的,但是,公司可以通过问卷调查听取员工的心声并尽可能地参考,加入到建设中。例如,前年和去年,在线学习(e-Learning)提供了课时更长的内容,但是为响应问卷调查,我们做出改进,将内容本身缩短了10-15分钟,减少听课次数,避开工作繁忙期,使员工听课更轻松。

 

3.寻找符合TAKARA TOMY的合规管理

 

—听说今年的“合规日”请来了落语(单口相声)演员春雨风子,表演了一段关于合规的落语《权力者》。


原田由美子是的。这是“合规日”首次策划这样的活动,没有事先告知员工,给他们一个惊喜。有很多员工以为把他们聚到大厅是听专家讲话,但是万万没想到有惊喜,事后调查表中此行为受到了大家的好评。基于此次结果,我们马上开始考虑明年的“合规日”怎样举办。

 

—富山董事长说过“我希望推出符合TAKARA TOMY的合规管理建设”,但是什么是“ 符合TAKARA TOMY的合规管理建设”呢?

 

相川稔成年人应该行事正大光明,不仅仅局限于合规管理的“隐形标准”,这才能在孩子面前昂首挺胸。如果在此基础之上能够创建一条界线,那么实施符合TAKARA TOMY的合规管理建设将更加容易。

 

千叶优子我认为不仅要自上而下地推进合规管理建设,还要让全体员工去思考并实行,这也许是“符合TAKARA TOMY”的合规管理方式。关于建设的内容,我也希望员工可以提出建议。实际上,有些人会在电子杂志和启发海报上提出意见,也有些人会提出诸如“这样做如何”之类的意见。今年的新计划是从员工中征集“合规标语(川柳)”。

 

原田由美子公司除了提供学习课件外,还开设了一个所有员工都能针对合规提议的地方,我希望团队能够愉快地学习。因为我们是一家为儿童生产玩具的公司,所以如果员工的束缚过多,就可能限制他们自由想象导致无法做出玩具。我们尊重每个员工的说法和想法,推进合规管理建设。

 

—尽管三位都在统制监查部门,但是合规教育想法各不相同,这是被允许的吗?

 

原田由美子当然。我认为尊重员工每个说法和每个想法,听取大家的意见推进合规管理建设,是“ 符合TAKARA TOMY的合规管理”方式。

 

4.连接集团全员的LMS“CAREERSHIP®”的使用方法和效果

 

—您能讲一讲引进LMS的经过吗?

 

相川稔为了向所有集团正确传达TAKARA TOMY的方针,我们引进了“CAREERSHIP®”。

 

—具体是怎样使用的呢?

 

原田由美子“CAREERSHIP®”是TAKARA TOMY集团中唯一连接全体员工的系统。因此,共享信息时一定会使用“CAREERSHIP®”。除了海报,还有COBC培训、在线学习(e-Learning)、电子杂志/合规通信、面向缺席人员的培训视频、问卷调查等,都会使用“CAREERSHIP®”的功能。不仅使用其发送视频的功能,共享新年庆典和整个公司的政策公告之类的视频,还会非常频繁地使用其进行问卷调查。

 

相川稔因为TAKARA TOMY在国内外都有集团公司,所以在11个国家和8种语言之间进行信息交流。每个集团公司分配一人负责管理LMS,但是在使用方面,仅仅依靠我们统制监查部门的三人就能够实现多地区、多语言的信息交流。咨询回答和故障排除由位于亚洲区的香港、深圳、上海、新加坡和泰国各公司的日本当地员工处理,在韩国、美国、欧洲和澳大利亚,我们直接与个人用户对接交流。

—LMS作为TAKARA TOMY集团(包括国外)进行合规管理的“基础设施”发挥着作用。您感觉效果如何?

 

原田由美子我认为在线学习(e-Learning)为员工提供了一个轻松愉快、高效学习的场所。可以充分利用其功能来组织工作并提高工作效率。此外,使用问卷调查等方式直观用户(职员)的想法也非常有效。

 

5.未来的展望

 

—今后,贵公司想要解决的课题有哪些?

 

原田由美子整个集团存在工作时间的问题。4月份将施行修正劳动基准法,我认为重新地正式地进行修订是很有必要的。尽管修正法有相应的知识启蒙部分,但是使用“CAREERSHIP®”就可以实际地减少工作时间。目前,除了一些个例,只有我们统制监查部门知道“CAREERSHIP®”的功能。我希望所有集团公司都能知道它并灵活运用。其实,员工的健康检查和预防流感接种的申请也从使用电子邮件替换成了“CAREERSHIP®”。在此之前,七家集团公司要分配七个人从事这项工作,但是现在,只需要一个人就可以处理。有不少部门通过合理使用“CAREERSHIP®”的特色功能,如发布视频和指南等,来缩短工作时间。

 

原田由美子还有一点,员工意识调查是我们今后想要继续做下去的。在推进合规管理的过程中PDCA也很重要,为了“ P(计划)”和“ C(检查)”,我认为有必要倾听员工的声音。知道他们哪里不满意,思考怎样合理解决,并运用到今后的管理中,推进“符合TAKARA TOMY的合规管理建设”的发展。

 

6.总结

    “虽然知道合规很有必要,但是很难实行,摆在我们面前的工作更为重要。”

     很多人都会这么想吧。在这些人当中,如果有负责推进合规建设的人,应该怎么做好呢?

 

     TAKARA TOMY集团的合规管理建设有许多技巧。根据社会形势和经营状况,选择员工感兴趣的话题。公司要通过各种措施传播合规,不能将其变得死板,而要将其作为身边容易亲近的事物。倾听员工的声音,创建以员工为主体的机制,支持其活动……在此基础上,集团制定了明确的行为标准,通过LMS把集团所有国内外员工联系起来,继续传播“符合TAKARA TOMY”的合规教育内容和合规管理方式。

 

     尽管有效的合规管理建设和合规教育可能会因公司文化和组织文化而有所不同,但是请大家参考TAKARA TOMY的案例,探寻适合自己公司的合规管理方式。